Що таке архівація очима Клієнта? Яку користь від архівації отримає Клієнт?
Архівація простими словами — це зняття відповідальність за документи з головного бухгалтера, кадровика, діловода — та перекладання її на працівника архівної установи.
Як саме?
- Архівіст проводить науково-технічне опрацювання документів з метою визначення строку зберігання: 75 років, до ліквідації або не більше 5 років
- Документи тривалого зберігання формуються в книги до 250 сторінок
- Палітурник прошиває книги відповідно до технічних норм
- Штампувальник ставить на книги штампи
- Описи справ з кадрових питань та тривалого зберігання узгоджуються в Державному архіві м. Києва.
Книги готові до зберігання в архіві Клієнта або в приватному архіві.
Які документи треба архівувати?
Документи з особового складу (кадрових питань), термін зберігання 75 років
1. Установчі документи (не діючі – оригінали, діючі – копії), протоколи зборів засновників, Статут та зміни і доповнення до нього, свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, довідки ЕДПРОУ, виписка з Єдиного Державного Реєстру.
2. Накази з кадрових питань (особового складу): прийом на роботу, переміщення за посадою, заохочення (преміювання, надання матеріальної допомоги, звільнення, надання відпусток по догляду за дитиною, за власний рахунок, довгострокові відрядження по Україні та закордон).
3.Штатні розписи та переліки змін до них.
4. Особові картки звільнених працівників (форма П2).
5. Розрахунково-платіжні відомості по нарахування заробітної плати працівників або Особові рахунки.
6. Відомості про персоніфікований облік працівників (з 2010 г. Форма 4. Табл. 5,6,7)
7. Трудові договори (акти виконаних робіт по цим трудовим договорам)
Документи тривалого зберігання – до ліквідації
1. Накази з основної діяльності
2. Звіти по фінансово-господарської діяльності (річні)
3. Статистичні звіти і таблиці за всіма основними видами діяльності (річні);