Архівація

Головна / Архівація

Що таке архівація

Для того, щоб мати чітке уявлення, що таке архівація документів, слід визначити ключові етапи, в які входять: аудит, експертиза цінності, архівне опрацювання та зберігання документів. Для початку проводиться аналіз стану, оцінка об’єму документації та визначаються потреби замовника з метою збільшення ефективності роботи. Наступний етап необхідний для оцінки змісту і особливостей документів, а також вивчення номенклатури справ організації. Папери, в яких закінчився термін зберігання – утилізуються, а оригінали оформлюються для подальшого зберігання. За результатами експертизи складається відповідний акт. Після чого документи систематизуються та готуються до прошивки і зберігання. Якщо порядок архівації документів відповідає всім перерахованим вимогам, документи переміщуються до «ефективного» архіву і зберігаються згідно визначених строків.

Архівація очима клієнта

Архівація простими словами — це зняття відповідальності за документи з головного бухгалтера, кадровика, діловода та перекладання її на працівника архівної установи.
Цей процес включає наступні кроки:

  • Архівіст проводить науково-технічне опрацювання документів з метою визначення строку зберігання: 75 років, до ліквідації або не більше 5 років;
  • Документи тривалого зберігання формуються в книги до 250 сторінок;
  • Палітурник прошиває книги відповідно до технічних норм;
  • Штампувальник ставить на книги штампи;
  • Описи справ з кадрових питань та тривалого зберігання узгоджуються в Державному архіві м. Києва.

Після завершення всіх етапів, книги готові до зберігання в архіві клієнта або в приватному архіві. Архівіст особисто контролює ці процеси, а також порядок зберігання документів в сховищі.

Які документи потрібно архівувати

Кожне підприємство або організація мають чимало документів, які підлягають обов’язковому опрацюванню, включаючи зберігання архівування вилучення та знищення документів відповідно закону. Які саме документи архівуються?

Документи з особового складу (кадрових питань), термін зберігання – 75 років

Установчі документи (не діючі – оригінали, діючі – копії), протоколи зборів засновників, Статут та зміни і доповнення до нього, свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи, довідки ЕДПРОУ, виписка з Єдиного Державного Реєстру;

  • Накази з кадрових питань (особового складу): прийом на роботу, переміщення за посадою, заохочення (преміювання, надання матеріальної допомоги, звільнення, надання відпусток по догляду за дитиною, за власний рахунок, довгострокові відрядження по Україні та закордон);
  • Штатні розписи та переліки змін до них;
  • Особові картки звільнених працівників (форма П2);
  • Розрахунково-платіжні відомості по нарахування заробітної плати працівників або Особові рахунки;
  • Відомості про персоніфікований облік працівників (з 2010 г. Форма 4. Табл. 5,6,7);
  • Трудові договори (акти виконаних робіт по цим трудовим договорам).

Документи тривалого зберігання – до ліквідації

  • Накази з основної діяльності;
  • Звіти по фінансово-господарської діяльності (річні);
  • Статистичні звіти і таблиці за всіма основними видами діяльності (річні).

Послуга архівація документів київ буде виконана швидко та якісно, з дотриманням всіх норм архівної справи.