Організація архіву

Головна / новини / Організація архіву

Організація архіву

Організація та архівне зберігання документів – це комплекс заходів, що базується на систематизації, обліку та зберіганні переданої в архів документації із забезпеченням її безпеки та конфіденційності. Організація архіву регулюється згідно з положенням Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи» № 3814-ХII від 24.12.1993 року, а також іншими діючими нормативними документами.

Основні вимоги щодо зберігання

Після проведення експертизи цінності документів та визначення термінів зберігання, виконується формування справ, а також їхня подальша передача в архів. Надалі архівне зберігання документів і справ, які підлягають спеціалізованому розміщенню, відбувається як безпосередньо в офісі компанії при його ізоляції від інших кабінетів, так і в окремому сховищі – позаофісному архіві.

Організація архіву потребує виконання наступних вимог:

  • наявність природньої або штучної системи вентиляції,
  • дотримання норми вологості 50-55% та температурного режиму 17-19˚С,
  • установка протипожежної та охоронної систем,
  • жорстка відповідність санітарно-гігієнічним вимогам.

Також слід зазначити, що правила організації діловодства та архівного зберігання документів передбачають заборону використання в приміщеннях нагрівальних та опалювальних приладів. Виключенням є лише використання централізованого опалення за умови застосування спеціальної ізоляції. Для захисту від потрапляння прямих сонячних променів в приміщення необхідно використовувати світлозахисні жалюзі. З метою освітлення приміщення слід застосовувати лампи накалювання, які знаходяться в плафонах з матовим покриттям.

Існує чіткий процес, де архівація документів окрім перелічених умов, вимагає правильну організацію простору. Встановлення стаціонарних або пересувних конструкцій для зберігання документації передбачає збереження норм відстані між стелажами та полицями, а також  враховується відстань між проходами та стінами.

Переваги зберігання документації в спеціалізованих архівах

Порушення основних правил та норм зберігання може призвести до псування або навіть втрати інформаційних носіїв, через розголошення конфіденційних даних в результаті доступу до сховища сторонніх осіб.

Окрім того, організація архівного зберігання документів власними силами підприємств – це складний процес, що вимагає великих фінансових затрат та спеціальної підготовки відповідальних співробітників-архіваріусів. Також існує певний термін зберігання документів по завершенню якого необхідна утилізація та переробка. Цей процес також передбачає певні затрати та додаткові зусилля.

Організація архіву спеціалізованою компанією дозволяє гарантувати повну безпеку та збереження переданої документації, отримати швидкий доступ до необхідної документації та забезпечити виконання всіх законодавчих норм архівного законодавства України. При цьому вартість послуг дозволяє значно знизити фінансові затрати підприємств у рамках архівного зберігання.

Автор: Ксенія Хорс