Утилізація – це процедура отримання дозволу на знищення та передача на вторпереробку документів, термін зберігання яких вичерпано
Як це відбувається?
Важливо: Отримання дозволу на утилізацію документів (затвердження акту виділення до знищення в Державному архіві м.Києва) відбувається лише після архівації кадрових документів!
1. Архівіст аналізує документацію та визначає строк зберігання по кожному виду документів.
2. Документи вносяться в акт, фіксується їх загальна кількість в справах, узгоджується в Державному архіві.
3. Документи пакуються в мішки або короби та передаються на вторпереробку.
4. Фірма вторпереробник надає акт утилізації, в якому зазначається вага макулатури.
Яка користь від утилізації для Клієнта?
- Клієнт звільняє cвій офіс від непотрібних паперів.
- Проходження податкової перевірки займає менше часу, так як не потрібно надавати документи за старий період
- Актуально при зміні головного бухгалтера та/або керівництва на підприємстві.
Які саме документи утилізуються щороку? Документи, термін зберігання яких становить 1, 3, 5, 10 років відповідно до переліку № 578/ 5 від 12.04.2012 р.
Накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та про відрядження
Табелі обліку використання робочого часу
Лікарняні листки
Договори кредитні, поруки, застави, гарантії, переводу боргу, господарські, операційні, послуг тощо
Прибутково-видаткові касові відомості та ордери,
Податкові накладні
Квартальні та місячні звіти про фінансово-господарську роботу
Касові, банківські документи, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки, авансові звіти
Акти на списання малоцінних та швидкозношуючих матеріально-технічних цінностей та інші документи